Innledning og formål

  Utskriftsvennlig versjon

Bakgrunn og formål med arkivplanen

Denne arkivplanen gjelder for Høgskolen i Finnmark (HiF). En arkivplan er en administrativ håndbok som gir oversikt over blant annet:

  • Ledelse og administrativ organisering
  • Arkivorganisasjonen/arkivansvaret
  • Gjelder lov- og regelverk
  • Reglement og instruks
  • Runtiner
  • Arkivoversikt
  • Bevaring
  • Kassasjon
  • Avlevering/arkivdepot
  • Elektronske systmer og fagsystemer

I henhold til arkivforskriftenes § 2-2 skal et offentlig organ til enhver tid ha en ajourtført samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer m.m. som gjelder for arkivarbeidet.

Arkivet er en av organets viktigste ressurser for å kunne drive en forsvarlig forvaltning, og arkivplanen vil gi god oversikt over alle sider av dokumenthåndteringen. Den vil ivareta organisasjonens og samfunnets behov for dokumentasjon.

Arkivplanen skal sikre at Høgskolen i Finnmark ivaretar arkivansvaret etter arkivlovens

§ 6:

”Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.”

Det er altså arkivloven med forskrifter som ligger til grunn for arbeid med arkiv- og dokumentforvaltning, og arkivplanen gir bindende instrukser for behandling av dokumentasjon ved Høgskolen i Finnmark.

Arkivloven skal være et levende dokument som gir innsikt i arkivrelatert kunnskap. Den skal fungere som et oppdatert planleggings- og styringsverktøy - både på kort og lang sikt. Den skal dokumentere organisasjons- og ansvarsforhold, samtidig som den skal være et redskap til å holde oversikt over hvordan arkivet er bygd opp, hva det inneholder, fysisk plassering av arkivet og de forskjellige arkivdelene/-seriene. Arkivplanen skal gi en statusbeskrivelse med en samlet oversikt over arkivmaterialet, samt regler for hvordan arkivet skal forvaltes ved institusjonen som helhet.

Arkivplanens mål er også å styre produksjon, lagring og bevaring av dokumentasjon (arkivdokumenter) ved høgskolen. I tilegg til å være intern dokumentasjon, skal den også fungere som dokumentasjon når eksterne myndigheter og overordnede myndigheter ber om opplysninger om arkivforholdene.

Videre er målet å etablere en felles arkivpolitikk for hele høgskolen slik at alle saksbehandlere til enhver tid vet hvordan oppgaver knyttet til dokumentbehandling skal løses, og hvilke retningslinjer som gjelder. Dette vil sikre en rask og korrekt saksbehandling og effektiv service. Arkivplanen skal altså ikke bare fungere som en oversikt- den skal også være organets oppslagsbok for ledere, saksbehandlere og ikke minst arkivpersonalet.

I følge arkivforskriftens § 2-2 skal arkivplanen være ajourført til enhver tid. I tillegg til fortløpende oppdatering skal arkivplanen for Høgskolen i Finnmark gjennomgås og oppdateres minst en gang pr. år. Arkivleder ved høgskolen har ansvar for arbeidet. Høgskoledirektøren skal godkjenne endringene.

Arkivleder skal ha melding om alle endringer ved høgskolen som kan ha betydning for arkivet - i god tid før de blir satt i verk. Arkivansvarlig har også rett til å uttale seg om de følgene det kan få for arkviet.

Oppdatering av arkivplanen skal bl.a. skje når

  • det er kommet nye lover og instrukser
  • når det er kommet endringer i tidligere lover, forskrifter m.m.
  • når det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
  • det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon
  • det skjer endringer i organisasjonen ved arkivet eller ved høgskolen
  • når det skjer endringer i rutiner som har betydning for arkivet.

Arkivplanen er bevaringsverdig, og skal arkiveres i høgskolen arkivsystem.