Oppdatering av arkivplan

I henhold til arkivforskriftens § 2-2 skal et offentlig organ til enhver tid ha en ajourført samleplan - en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer m.m. som er gjeldende for arkivarbeidet.

Arkivet er en av organets viktigste ressurser for å kunne drive en forsvarlig forvaltning, og arkivplanen vil gi god oversikt over alle sider av dokumenthåndteringen. Den vil ivareta organisasjonens og samfunnets behov for dokumentasjon.

Arkivplanen skal sikre at HiF ivaretar arkivansvaret etter arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid".

Det er altså arkivloven med forskrifter som ligger til grunn for arbeid med arkiv- og dokumentforvaltning, og arkivplanen gir bindende instrukser for behandling av dokumentasjon ved Høgskolen i Finnmark.

Arkivplanen skal være et levende dokument som gir innsikt i arkivrelatert kunnskap. Den skal fungere som et oppdatert planleggings- og styringsverktøy - både på kort og lang sikt. Formålet med arkivplanen er å bruke den til å kvalitetssikre den interne arkivforvaltningen. Den skal dokumentere organisasjons- og ansvarsforhold, samtidig som den skal være et redskap til å holde oversikt over hvordan arkivet er bygd opp, hva det inneholder, fysisk plassering av arkivet og de forskjellige arkivdelene/-seriene. Arkivplanen skal gi en statusbeskrivelse med en samlet oversikt over arkivmaterialet, samt regler for hvordan arkivet skal forvaltes ved institusjonen som helhet.

Arkivplanens mål er også å styre produksjon, lagring og bevaring av dokumentasjon (arkivdokumenter) ved høgskolen. I tillegg til å være intern dokumentasjon, skal den også fungere som dokumentasjon når eksterne myndigheter og overordnede myndigheter ber om opplysninger om arkivforholdene.

Videre er målet å etablere en felles arkivpolitikk for hele høgskolen slik at alle saksbehandlere til enhver tid vet hvordan oppgaver knyttet til dokumentbehandling skal løses, og hvilke retningslinjer som gjelder. Dette vil sikre en rask og korrekt saksbehandling og effektiv service. Arkivplanen skal altså ikke bare fungere som en oversikt, - den skal også være organets interne oppslagsbok for ledere, saksbehandlere og ikke minst for arkivpersonalet.

Ifølge arkivforskriftens § 2-2 skal arkivplanen til enhver tid være ajourført. I tillegg til fortløpende oppdateringer skal arkivplanen for HiF gjennomgås og oppdateres minst én gang pr. år. Arkivleder ved HiF har ansvar for dette arbeidet, og høgskoledirektøren skal godkjenne endringene.

Arkivleder skal ha melding om alle endringer som kan ha betydning for arkivet - i god tid før de blir satt i verk. Arkivleder har også rett til å uttale seg om de følgene det evt. kan få for arkivet.

Oppdatering av arkivplanen skal bl.a skje når:

  • det er kommer nye lover og instrukser
  • det er kommet endringer i tidligere lover, forskrifter m.m.
  • det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
  • det blir tatt i bruk nye og/eller nye versjoner av datasystem/fagsystem for lagring av informasjon
  • det skjer endringer i organisasjonen ved arkivet eller ved høgskolen
  • når det skjer endringer i rutiner som har betydning for arkivet

Arkivplanen er bevaringsverdig, og skal arkiveres i høgskolens arkivsystem. Dette gjelder også tidligere versjoner av arkivplanen.