Utgående brev skrives i DocuLive. Saksbehandler må forsikre seg om at arkivkode, eventuell gradering og skjermingskode er riktig.

Når saken er ferdig behandlet legger saksbehandler underskrevet brev med eventuelle vedlegg i konvolutt i ut-posthyllen i resepsjonen.

To kopier av utgående brev samt eventuelle vedlegg, som er nye for saken, legges i posthyllen til arkivansvarlig.

Svar via e-post

Saksbehandler skriver brevet i saksbehandlingssystemet på vanlig måte. Brevet skal sendes som vedlegg i e-posten jf. e-postinstruksen.

Saksbehandler som mottar arkivverdig e-post på sin personlige e-post, skal videresende e-post meldingen til postmottak for journalføring.

Brev som ikke krever skriftlig svar

Saker som ikke krever skriftlig svar eller som besvares pr. telefon, påføres opplysninger om avskrivningmåte og dato i DocuLive. Svar som er gitt pr. telefon noteres i saken (fanen ”kommentarer”).

Avskrivningsmåter

TE = til etterretning (innkomne brev som ikke krever svar)

TLF = besvart pr. telefon

TA= til arkivet

BU= besvart med utgående brev

Foreløpig svar

Hvis saksbehandler ikke kan besvare en henvendelse i løpet av tre uker skal det sendes foreløpig svar, jf forvaltningslovens § 11a. Foreløpig svar skal journalføres på vanlig måte.