I henhold til akrivforskriftens § 1-1 er det den øverste ledelsen i organet som har ansvaret for arkivarbeidet. Dette betyr at for Høgskolen i Finnmark er det høgskoledirektøren som har ansvaret for at arkivarbeidet blir utført i tråd med de lover og regler som gjelder for offentlig arkiv. Oppgaver knyttet til arkiv kan delegeres, men ansvaret som sådant kan ikke delegeres.

Arkivtjensten er felles for hele høgskolen . HIF har en journalførende enhet, og har dermed ett felles arkiv for hele institusjonen. Arkivansvalig (arkivleder) er faglig ansvarlig for høgskoles arkivtjeneste og leder det daglige arbeidet i arkivet. I tillegg til arkivleder har arkivet en konsulent i 50 % stilling.

Organisatorisk er arkivleder plassert under økonomi- og personaldirektøren som igjen er plassert under høgskoledirektøren, som har det overordnete arkivansvaret jfr. arkivforskriften § 1-1.

Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsetting:

• Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
• Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
• Arkivet skal behandle all arkivverdig dokumentasjon i henhold til arkivfaglige lover, retningslinjer og prinsipper ut fra hensynet til materialets administrative, rettslige og historiske nytteverdi.