Arkivloven med forskrifter danner det rettslige grunnlaget for arbeidet med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning. Formålet med bevaring av offentlige arkiver er å sørge for at arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden.

Bevaringsverdig materiale skal avleveres til et arkivdepot når organet som har skapt materialet (arkivskaper), ikke lenger bruker materialet.

Riksarkivet er arkivdepot for bevaringsverdig materiale fra sentrale statlige organer, departementer, direktorater og hele forsvaret. Statsarkivene tar i mot materiale fra regionale og lokale statlige organer. Bevaringsverdig kommunalt materiale oppbevares enten av kommunen selv, i et byarkiv eller i et interkommunalt arkivdepot.

Hva er kassasjon?

Materiale som ikke blir funnet bevaringsverdig for ettertiden, blir vedtatt kassert. Det vil si at materialet ikke skal avleveres til et arkivdepot, men kan slettes eller makuleres (tiltintetgjøres) når organet ikke lenger har bruk for materialet.

Hvorfor kasserer vi arkivmateriale?

I praksis er det ikke mulig å bevare alle papirarkiver og all informasjon i alle elektroniske systemer som offentlig forvaltning etterlater seg. Arkiver som avleveres til Arkivverket eller et kommunalt arkivdepot, skal oppbevares for all fremtid. Det er knyttet store kostnader til oppbevaring og tilgjengeliggjøring av papirarkiver og elektroniske arkiver.

Riksarkivaren sin godkjente kassasjonsplan for statlige høgskoler av 22.05.2001