Hva er avlevering?

Avlevering betyr at et avsluttet arkiv, eller deler av et arkiv, overføres til et arkivdepot. Arkivet kan være på papir eller i digital form. For statlige arkiv overtar samtidig Riksarkivaren råderetten, mens for kommunale arkiv ligger ansvaret fortsatt hos administrasjonssjefen.

Hva er deponering?

Når en arkivperiode i elektronisk sak- og arkivsystem er avsluttet, skal en elektronisk sikkerhetskopi av journalen oversendes til arkivdepot for deponering. Arkivskaperen beholder råderetten og ansvaret for materialet til avlevering skjer. Ved elektronisk arkiv skal dokumenter i arkivformat også deponeres.

Avleveringsplikt

Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagt ned eller har avsluttet sin virksomhet (avsluttet arkiv), skal avleveres til arkivdepot. Kostnadene knyttet til avlevering skal dekkes av det avleverende organet. Avleveringsplikten gjelder uavhengig av lovpålagte bestemmelser om taushetsplikt.

Avleveringstidspunkt

Arkivmateriale skal normalt avleveres når det er om lag 25- 30 år gammelt, men det kan søkes om å få avlevere både før og etter denne fristen. Hvis et organ nedlegges i en omorganisering men funksjonen lever videre i et annet organ, skal arkivet overføres dit.

Organ som tar sikte på å avlevere arkivmateriale, skal varsle vedkommende arkivdepot i god tid før arbeidet med avleveringen tar til. Arkivdepotet skal gi råd og veiledning under arbeidet, og se til at de kravene som er fastsatt, blir oppfylt.

Lovhjemmel

Arkivloven § 10 omhandler avlevering

Arkivforskriften kapittel 5 omhandler eldre og avsluttede arkiv

Riksarkivarens forskrift kapittel VI har bestemmelser for avlevering og overføring av ikke-elektronisk arkivmateriale i statsforvaltningen.

Riksarkivarens forskrift kapittel VIII har bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket